Profitable Projekt - Kommunikation

Gute Projekt-Kommunikation ist nie ein Zufall! Auch nicht eine Frage von "Tools". EDV kann unterstützen, aber niemals das Denken ersetzen.

Wenn ich in meinem Projektmanagement-Trainings mit den Teilnehmern die wesentlichen Schwächen der Projekt-Kommunikation in realen aktuellen Projekten diskutiere, werden innerhalb von maximal 10 Minuten immer so viele Punkte genannt, dass ein voll beschriebenes Flip Chart-Blatt als Protokoll entsteht.

Auf dem Flipchartblatt tauchen Schwächen in vielen Kategorien auf, vor allem

• im zwischenmenschlichen Bereich,
• bei den Kommunikations-Verfahren und
• bei den eingesetzten EDV- Systemen

Und in der darauf folgenden Diskussion kommen weitere Beispiele, z. B.:

• Man will gerade das Büro verlassen, als man von einem Kollegen angerufen werden, der nicht genau weiß, ob die Version 2.3 die aktuelle sei. "Können Sie mir die neueste Version der Datei zumailen?"
• "Ich habe an der falschen Version gearbeitet, alles ist also vergebens! Aber bei meinem Stundenlohn war das natürlich teuer..."
• Ein Teilnehmer kommt mit einer Stunde Verspätung zu einer Besprechung. "Freuen Sie sich, dass ich überhaupt komme", sagt er dem Projektleiter. "Ich habe von dem Termin erst heute Morgen erfahren!"
• "Was, es gab eine Tagesordnung? Die kenne ich nicht, die habe ich nie bekommen!"
• "Wie sollte ich denn wissen, dass es diesen Vertrag gibt?", murmelt ein weiterer Besprechungsteilnehmer. "Den hat mir keiner als Kopie zugeschickt."

Lassen Sie sich das nicht gefallen! So etwas muss nicht sein. Im Gegenteil: diese Argumente sind Beispiele für unprofessionelles Arbeiten.

Früher habe ich mich über solche Störungen im Projektverlauf geärgert. Dann habe ich diese negative Energie in positive umgesetzt. Und aus diesem oft zu beobachtenden Mangel habe ich vier Maßnahmen für die Optimierung der Projekt-Kommunikation meiner Kunden geschaffen:

1. Mein Fachbuch "Profitable Projekt-Kommunikation - Wie das Projekt-Team immer optimal kommuniziert und so viel Zeit und Geld spart" erschien im Februar 2002. In diesem Buch beschreibe ich wesentliche Elemente guter Projekt-Kommunikation, und wie Sie diese schnell und preiswert realisieren können. "Profitable Projekt-Kommunikation" ist in allen Buchläden für 14,95 EUR (Festpreis für Deutschland) erhältlich. Details zum Fachbuch finden Sie hier.
   
2. Unsere individuelle Beratung bringt Ihnen schnell und preiswert ein sofort einsetzbares und speziell für Ihr Projekt optimiertes System. Details zu unserer Beratung, und ein paar Praxis-Tipps aus meinen Projekten, lesen Sie weiter unten.
   
3. Die EDV - Tools zur guten Projekt-Kommunikation fand ich nach langem frustrierenden Suchen. Meine Empfehlungen finden Sie auch hier in diesem Kapitel
   

Unsere Kommunikations-Beratung:

Wie Sie Ihr individuelles System zur guten Projekt-Kommunikation aufbauen können

Je besser die Kommunikation im Projekt läuft, desto schneller realisiert das Team das Projekt, desto weniger Kosten fallen an.

Für ein einzelnes Projekt ist der Aufbau und Start der guten Projekt-Kommunikation eine kleinere Aufgabe.

Diese hat jedoch, wie die Erfahrung zeigt, einen großen Einfluss auf den Projekterfolg, auf Kosten, Termine und Leistungen.

Und wirkt sich positiv auf die Motivation der Team-Mitglieder aus!

Was wir tun, wenn Sie uns mit der Kommunikations-Beratung für Ihr Projekt beauftragen?

Wir setzen uns mit Ihnen (und Ihrem Projekt-Team, soweit schon etabliert) zusammen und klären Ihre Ausgangssituation, die Rahmenbedingungen und Ihre Ziele.

Im nächsten Schritt erarbeiten wir gemeinsam mit dem (virtuellen) Team Vorschläge für die Projekt-Kommunikation. Die Vorschläge zur Projekt-Kommunikation umfassen sowohl Abläufe, EDV-Tools zur Unterstützung und auch eventuelle Schulungen. Bei Bedarf können wir Sie zusätzlich bei dem Teambildungsprozess unterstützen.

Diese Vorschläge werden, wie alle weiteren wesentlichen Entscheidungen, mit dem Projekt-Auftraggeber abgestimmt.

Anschließend unterstützen wir Ihr Team bei der Umsetzung der Maßnahmen. Wenn Sie es wünschen, stehen wir Ihnen zusätzlich als "Communication Manager" oder Projektmanager auf Zeit zur Verfügung.

Art und Umfang unserer Beratung werden für jedes Projekt individuell festgelegt. Einen Mindest-Umfang legen wir üblicherweise nicht fest: Beratung lässt sich nicht per Vertrag erzwingen, sondern muss von beiden Seiten gewollt werden!

Ein paar Praxis-Tipps aus meinen Projekten:

In meinen Rollen als Berater für Projekt-Kommunikation und als "Communication Manager" habe ich einige Erfahrungen gemacht, die ich hier mit Ihnen teilen möchte:

• Es stimmt die Aussage, dass jedes Projekt anders ist und spezielle Verfahren und EDV-Tools für die Kommunikation braucht. Zwar wird dies von Außenstehenden oft als Blödsinn angesehen, manchmal sogar als Grundlage von Geld-Abzockerei.
  Jedoch, es stimmt trotzdem. Hierzu nenne ich zwei Erfahrungen: erstens sollte man sich in jedem Projekt individuell um den Aufbau kümmern, da man es immer mit neuen Rahmenbedingungen und oft mit einer neuen Gruppe von Menschen zu tun hat. Und zweitens sollte man Erfahrungen aus vorhergehenden Projekten nutzen. Dann geht die individuelle Anpassung schnell und kostet wenig.
  
  
• Holen Sie die Teammitglieder da ab, wo sie stehen. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Team-Mitglied gut mit EDV-Tools umgehen kann. Oder von alleine gut mit anderen Menschen umgehen kann. Oft sind hier kleine Hilfestellungen sehr nützlich, zwischenmenschlich ebenso wie kommerziell.
  
  
• EDV-Tools sind wertlos, wenn sie nicht in gute Abläufe eingebunden sind. Die Hoffnung, dass sich ohne weiteres Zutun alles zum Guten wenden werde, gehört in die Kategorie der Märchen.
  
  
• "Virtuelle Teams sind voll im Trend!" Mag schon sein. Aber sind diese erfolgreich? Ich kenne viele negative Beispiele zu virtuellen Teams, die entfernt voneinander sitzen und sich nicht oder nur sehr oberflächlich kennen. Sozialwissenschaftler haben brauchbare Modelle und Abläufe vorgeschlagenen, die praxisbewährt sind und den Weg von virtuellen Gruppen zu leistungsfähigen Projekt-Teams unterstützen. Teambildung ist eine Aufgabe des Projektleiters. Diese Aufgabe ist lösbar, und das hierin investierte Budget in Zeit und Geld hat sich nach sehr kurzer Zeit innerhalb des ersten Projektzeitraums amortisiert!

EDV - Unterstützung zur guten Projekt-Kommunikation:

Ein gutes Projekt-Portal kann Ihnen die Arbeit sehr erleichtern!

Software entwickelt sich rasant. Sie bietet uns heute Möglichkeiten, die noch vor ein paar Jahren, ja noch vor einem Jahr, unbekannt waren.

Aber wie können wir hiervon bei unserer Projektarbeit profitieren?

Unter anderem durch internet-basierte Projekt-Portale.

Kaum gibt es sie, und schon haben wir die Auswahl: die Rede ist von den Projekt-Portalen. Portale entwickeln sich also derart, wie wir es im Internet erwarten können: erst gab es keine, heute bekommen wir eine kleine Auswahl, und in gar nicht weiter Zukunft werden Portale die übliche technische Basis der Projekt-Kommunikation bilden.

Warum ich diese Prognose treffe? Ich habe die Entwicklung eines Prototypen sehr interessiert verfolgt, durfte an den Tests teilnehmen. Einen der Prototypen präsentierte ich meinen Teilnehmern 2001 in einem Training zum "Projektmanagement-Fachmann (RKW/GPM)". Die Resonanz war sehr gut: auch hier wurde das Konzept des Portals als Medium der Zukunft bewertet.

Mittlerweile demonstriere ich die Vorteile und die Details der Projekt-Portale in jedem meiner Projektmanagement-Trainings.

Was ich Ihnen auf im Folgenden beschreibe, ist eine Momentaufnahme. Das, was hier folgt, gibt es bereits. Ich setze das hier beschriebenen Portal in realen Projekten mit großem Erfolg ein.

Möchten Sie wissen, was ich derzeit empfehlen kann?

Mehrere Monate war ich auf der Suche nach einem internet-basierten EDV-Tool zur Unterstützung von Projekt-Kommunikation.

Als Projektmanagement-Berater und als PM-Trainer möchte ich die aktuellen Trends kennen und diese, sofern tatsächlich sinnvoll und bezahlbar, nutzen.

Als ich von Projekt-Portalen und deren potentiellen Einsatzmöglichkeiten hörte, wollte ich sofort so etwas kennenlernen, testen und einsetzen.

Das Kennenlernen ergab sich durch persönliche Kontakte mit einem Systementwickler. Das Testen und Demonstrieren bei einem Projektmanagement - Training in Hamburg brachte ein hervorragendes Feedback. Dann wurde dieser Prototyp leider nicht bis zur Serienreife weiterentwickelt. Kunden wollten bestellen, aber ich hatte keine ASP-Lösung zur Verfügung.

Mitte 2001 lernte ich dann durch eine Anzeige in einem Projektmanagement - Magazin das Projektportal "www.projectplace.de" kennen. Auf der Startseite wurde eine Gratis-Testversion für einen begrenzten Zeitraum angeboten. Das Angebot nutzte ich sofort. Meine Tests liefen hervorragend, und daher setze ich dieses Portal nun auch in Kundenprojekten ein.

Möchten Sie die Vor- und Nachteilen dieses Portals kennenlernen:

Vorteile:

• in wenigen Minuten werden Sie Ihr eigenes Portal als Gratis-Testversion einsatzbereit haben
  
• die Testversion des Portals ist im Rahmen der Lizenz völlig kostenfrei (selbstverständlich auch hier nicht ganz: erstens zahlen Sie für die Zeit Ihres Internet-Zugangs, und zweitens wird dieses Portal von projectplace bezahlt, damit Sie sich nach dem Test als begeisterter Nutzer gegen Gebühr registrieren)
  
• nach dem Ende der Testzeit können Sie gegen Gebühr das Portal weiter nutzen. Die Projektdaten stehen Ihnen dann weiterhin zur Verfügung.
  
• der Manager, der u. a. für die Rechtevergabe zuständig ist, braucht kein "EDV-Experte" zu sein
  
• dieses Portal bietet Ihnen die wesentlichen nützlichen Bereiche der kostenfreien Portale,
  
• geht dann aber im Leistungsumfang, im Bedienungskomfort und in den Sicherheitsaspekten weit darüber hinaus
  
• dieses Portal ist als geschlossener Bereich definiert. Der Zugang ist nur per Passwort möglich.
  
• das Rechtekonzept im Portal ist mehrstufig, und trotzdem komfortabel zu bedienen. Was das bedeutet? Sie können z. B. bestimmten Benutzergruppen innerhalb des Portals individuelle Rechte für einzelne Bereiche zuordnen. So können Sie z. B. einstellen, dass Entwürfe zum Marketing nur vom Marketingteam gelesen werden können, und dass nur die veröffentlichten Versionen für alle Teammitglieder zur Verfügung stehen.
  
• die Dateiablage ist sehr komfortabel und individuell anpassbar. Rechtekonzepte je Aktenordner sind ebenso vorhanden wie z. B. die sehr sinnvolle Versionierung.
  
• Sie bekommen per eMail automatisch Informationen über das, was sich auf dem Portal tut. Über entsprechende Einstellungen können Sie diesen Informationsfluss an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Wie Sie sehen: Sie können hier bezüglich der Information die Hol- oder Bringschuld sogar maschinell unterstützt vornehmen!

Nachteile für professionelle Projektarbeit:

• bis auf das Fehlen der Volltext-Suche innerhalb der Dokumente habe ich bisher nichts bemerkt, was die professionelle Projektarbeit noch komfortabler machen könnte. Ob das für Sie ein wichtiger Faktor ist, sollten Sie selber überprüfen. Andererseits: ich habe bisher noch kein sofort zur Verfügung stehendes ASP-Portal gefunden, das diese Suche unterstützt.

Mein subjektives Fazit:

• projectplace ist ein professionelles Projektportal. Ich empfehle ein solches Portal für alle Projekte, die mit "virtuellen Teams" arbeiten. Also solchen Teams, die räumlich getrennt sitzen oder die mehreren Unternehmen angehören.
  
• projectplace ist gegenüber den gratis-Portalen dann viel besser für Sie, wenn Sie Wert auf professionelles, sicheres und komfortables Arbeiten legen und wenn Sie hierfür ein kleines Budget zur Verfügung haben.
  
• Wenn Sie noch nicht wissen, ob www.projectplace.de etwas für Sie ist, sollten Sie die gratis Testversion nutzen und sich selber ein Urteil bilden!
  

Vielleicht fragen Sie sich hier, warum ich "Werbung" für ein Produkt mache, und wie viel ich daran verdiene?

Erstens bekomme ich von projectplace.de keine Provisionen.

Und zweitens nutze ich dieses Portal selbst. Es hat sich sowohl in Kunden-Projekten als auch in meinen 9-tägigen Projektmanagement-Trainings als Kommunikations-Plattform bewährt.

Übrigens: die Erfahrung zeigt, dass die Anschaffung dieses "Tools" noch nicht ausreicht, damit Ihre Projekt-Kommunikation gut läuft: ohne die entsprechend erstellten Abläufe und ohne die aktive Mitarbeit aller Team-Mitgliedern erreichen Sie niemals die Profitable Projekt-Kommunikation.