Die Veröffentlichung

Verfahren zur schnellen und wirksamen Optimierung der Projekt-Kommunikation

Der folgende Artikel ist basiert auf dem Vortrag von Dr. Michael Homberg, den er im Rahmen der Veranstaltung der Regionalgruppe Ruhrgebiet der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. hielt:

Termin: 05. März 2002, 18:00

Thema: "Verfahren zur schnellen und wirksamen Optimierung der Projekt-Kommunikation"

Referent: Dr. Michael Homberg, Management-Beratung Dr. Homberg, Weidenberg

Ort: UUNET Deutschland GmbH, Sebratweg 20, Dortmund

Anmerkung des Autors:

Dieser Artikel diente als Basis für den nahezu unverändert übernommenen Bericht in den PM-Nachrichten Ausgabe Nord/West vom 12.04.2002, Seiten 3 und 4.

Herausgeber der PM-Nachrichten ist die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V., Nürnberg, www.gpm-ipma.de.

Dieser Artikel der PM-Nachrichten steht leider nicht online zur Verfügung. Da ich schon mehrfach um ein Handout zu diesem Seminar gebeten wurde, veröffentliche ich das Original nun an dieser Stelle.

Verfahren zur schnellen und wirksamen Optimierung der Projekt-Kommunikation

Am 05. März 2002 hielt Dr. Michael Homberg, Management-Beratung Dr. Homberg, einen Vortrag zum Thema: "Verfahren zur schnellen und wirksamen Optimierung der Projekt-Kommunikation".

"Schlechte Kommunikation führt zu großer Frustration im Projektteam. Außerdem wird viel Geld und Zeit verschwendet," zeigte Michael Homberg in seinem Vortrag in Dortmund.

Eine gute Projektkommunikation führt das Projektteam ohne Mehrarbeit zur deutlichen Leistungssteigerung, zur Kostensenkung, zur Arbeitszeit-Ersparnis, zur Projekt-Transparenz, und nicht zuletzt zu wesentlich mehr Freude bei der Teamarbeit.

Dr. Homberg erläuterte Verfahren, die zur guten Projektkommunikation führen. Anschließend ging er kurz auf zwei EDV-Programme eingehen, mit denen die Abläufe unterstützt werden können.

Kommunikationsprobleme: was die Kommunikationswissenschaftler meinen

Wie kommt es, dass die Kommunikation nicht immer glatt läuft? Gibt es hier vielleicht sogar Probleme, die immer wieder auftauchen? Die praktisch unvermeidlich sind?

Die Kommunikationswissenschaftler zeigen uns klare Modelle, mit denen deutlich wird, dass Kommunikationsprobleme vor allem dann unvermeidlich sind, wenn neue Projektteams gebildet werden, deren Mitglieder sich noch nicht kennen.

Besonders plastisch wird dies im 4-Ohren-Modell von Friedrich Schulz von Thun (Miteinander Reden, Störungen und Klärungen; 1981) und über das Rohari-Fenster (Ingham, Harry; Luft, Joseph: The Johari Window. Los Angeles, 1955).

Was bedeuten diese und viele weitere Erkenntnisse der Kommunikationswissenschaftler für Projektteams?

Erstens müssen Projektteams grundsätzlich Kommunikationsprobleme erwarten und dies auch von Anfang an berücksichtigen. Z. B. mit entsprechender Einplanung von Zeit und Kosten.

Zweitens gibt es einen Teambildungsprozess. Dieser läuft nach einem bestimmten Schema ab, und der lässt sich durch entsprechende Maßnahmen positiv beeinflussen. Dieser Teambildungsprozess ist vor allem dann wichtig, wenn sich ein Projektteam neu trifft. Verstärkt wird dies dann, wenn es sich um ein sogenanntes "virtuelles" Team handelt, das z. B. weder ortsfest zusammensitzt noch komplett Vollzeit am Projekt arbeitet. Also Diener vieler Herren ist und vielleicht sogar weltweit verstreut sitzt.

Sobald der Projektleiter diese Rahmenbedingungen kennt, hat er die Möglichkeit, aktiv und erfolgreich in den Teambildungsprozess einzusteigen und dann schnell und effizient zu optimieren.

Vorausgesetzt, das er dies auch will. Erst dann ist der erste Schritt zur deutlichen Verbesserung der Kommunikation gemacht: Kommunikation hat viel mit Wollen zu tun.

Der zweite Schritt ist das Können der Kommunikation. Dass es hier manchmal große Verbesserungspotentiale gibt, zeigen folgende Statements:

Sand im Getriebe

Kommen Ihnen die folgenden Sätze bekannt vor?

• "Ich wusste nicht, dass es das Protokoll gibt. Das hat mir keiner zugemailt."
• "Ich habe leider an der veralteten Version gearbeitet..."
• "Ich kannte den Termin der Besprechung nicht."
• "Was, es gab eine Tagesordnung? Die habe ich nie erhalten."
• "Ich bekomme täglich fast 100 eMails, da kann ich nicht alles lesen, schon gar nicht alles behalten!"

Solche Sätze müssen nicht sein. Auch wenn es immer und immer wieder passiert! Belasten Sie sich nicht mit unnötigen Arbeiten.

Als Projektleiter haben Sie die Möglichkeiten, Ihre Kommunikation im Projektteam so zu gestalten, dass sie den konkreten Bedürfnissen entspricht. Diese Chance sollte der Projektleiter nutzen! Dann ermöglicht er ein reibungsfreies Kommunizieren. Gleichzeitig erspart er sich und seinem Projektteam viele Frustrationen sowie die Verschwendung von Zeit und Geld.

Um optimal zu kommunizieren, müssen die individuellen Bedingungen des Projekts berücksichtigt und die Abläufe und technischen Hilfsmitte angepasst werden. Was sind die Schwerpunkte, worauf sollte man besonders achten?

Erfahrungen aus einen IT-Entwicklungsprojekt

Im Projekt "MTS Web Hosting", bei dem Dr. Homberg als externer Projektmanager eingesetzt war, wurde ein Internet-Produkt entwickelt. Die Beispiele dürfen genannt werden, ohne Betriebsgeheimnisse zu verraten: das Projekt nahm am "Der Internationale Deutsche Projektmanagement Award 2001" teil. Es erreichte den Finalisten-Status und damit einen der 6 besten Plätze. Es gab dementsprechend Veröffentlichungen und Präsentationen.

Begonnen wurde mit einem virtuellen Team, bei dem alle Teammitglieder nur Teilzeit am Projekt arbeiteten. Sie gehörten zu mehrere Organisationseinheiten.
Das änderte sich im Sommer: das Projekt bekam festes Vollzeit-Personal, und ein eigenes Büro. Mittlerweile umfasste es sieben feste Mitarbeiter, Diplomanden, Werkstudenten und einen externen Projektmanager. Hinzu kamen 30 Siemens-Mitarbeiter aus anderen Abteilungen, die Teilzeit mitarbeiteten, sowie mehrere externe Partnerunternehmen.

Die Kommunikation im Team lief anfangs, wie zu erwarten, nicht ganz rund. Die Lösung: der Projektleiter ernannte ein Mitglied des Kernteams zum "Communication Manager".

Seine Aufgabenschwerpunkte waren

die "weichen" Faktoren der Kommunikation:

• der Kümmerer und die Gute Seele des Projektteams
• das Erkennen und Schlichten von aufkeimenden Konflikten (übrigens ein Punkt, der beim Vortrag in Dortmund diskutiert wurde: bei dem Erkennen und Schlichten von Konflikten ging es um die zwischenmenschlichen Konfliktpotentiale, nicht um sachbezogene Meinungsverschiedenheiten: Sachthemen wurden im wöchentlichen Jour-Fix besprochen)
• Integrator
• permanenter Ansprechpartner für alle

ebenso wie die "harten" Faktoren:

• Aufbau der Kommunikationsabläufe
• und der hierauf aufbauenden EDV-Unterstützung

Die Diskussion im Vortrag zeigte, dass nur in ganz wenigen Projekten die konkrete Benennung des "Communication Manager" erfolgt. Manchmal nimmt ein Teammitglied diese Rolle eher zufällig wahr, aufgrund seiner persönlichen Eigenschaften. Oft fehlt eine solche "Gute Seele" vollständig, mit entsprechenden schlechten Auswirkungen auf die Team-Kommunikation.

Übrigens: die Rolle des "Communication Manager" muss nicht immer eine Vollzeit-Aufgabe sein. In dem Beispiel-Projekt arbeitete diese Person auch an weiteren Arbeitspaketen.

Die Erfahrungen aus dem Projekt und auch die Diskussionsbeiträge zeigten, dass ein benannter "Communication Manager" viel zum Projekterfolg beitragen kann. Voraussetzung hierzu ist allerdings, das nicht irgendwer mit dieser Aufgabe betraut wird, sondern jemand, der entsprechend seiner sozialen Kompetenz hierzu in der Lage ist. Und der außerdem von den Teammitgliedern in dieser Rolle persönlich akzeptiert wird!

Die Erfolgsfaktoren

bei der Einführung neuer guter Verfahren werden immer wieder genannt, doch in der Umsetzung oft sträflich vernachlässigt. Dr. Homberg erinnerte hier vor allem an:

• das Engagement des Chefs
• das Engagement und Vorbildfunktion des Projektleiters
• das frühzeitige Einbindung des Teams
• die Erwartung, dass Veränderungsprozesse und neue Verfahren bei den Betroffenen zu Ängsten und Konflikten führen können

Die Realisierung ist ...?

Genau, ein Projekt!!! Also kann sie mit dem Methoden des PM realisiert werden, z. B. mit einem bewährten Ablauf:

1. Konzept- und Zielfindungsphase
2. Workshop zur Festlegung der individuellen Lösung
3. detaillierte Planung des weiteren Projektablaufs (Kosten, Termine, Leistungen, beteiligte Personen, ... )
4. Freigabe
5. Realisierungsphase (Abläufe, technische Unterstützung)
6. Schulung des Teams
7. Inkraftsetzung
8. Nutzung der Vorteile, ggf. Coaching, bewusste Kommunikation über die Verfahren, die Vorteile, etc, Training on the Job, kontinuierliche Verbesserung

Aktuelle EDV-Tools zur Unterstützung

Nochmals zur Erinnerung: EDV-Tools sind praktisch wertlos, wenn die Kommunikations-Abläufe fehlen oder nicht gut sind. Erst, wenn die gewünschten Abläufe festgelegt sind, können die passenden EDV-Tools ausgewählt, angepasst und eingeführt werden.

Welche neuen Arbeitshilfen für die Team-Kommunikation gibt es, welche EDV-Tools stehen zur Verfügung? Einen Einblick bot die Online-Demonstration von zwei internetbasierten Projekt-Portalen.

Der Vorteil beider Portale: die Teammitglieder können auf alle Projektdaten immer und von überall zugreifen. Mit allen Vor- und Nachteilen, die das Internet bietet. Nachteile? Ja, die gibt es, hier wird vor allem immer die angeblich mangelnde Sicherheit genannt. Andererseits nutzen online-Banken das Internet, haben hierzu bestimmte Sicherheitsstandards entwickelt. Diese Sicherheitsstandards kann man auch in der Projektarbeit nutzen. Und wem das zu wenig ist? Nun, dann hat man eine besondere Herausforderung zu meistern, die voraussichtlich nicht mit einem Serienprodukt zu lösen sein wird. Aber für alle Anderen gilt, sich erst einmal zu informieren, welchen hohen Standard man im Internet mittlerweile realisiert hat, wenn man bestimmte Verfahren einhält. Also, nun zu den Beispielen:
Das erste Portal ist ein Gratis-Portal aus dem Hause Microsoft. Es heißt "communities.msn" und ist nach dem subjektiven Fazit von Dr. Homberg vor allem für kleinere Projekte geeignet, bei denen es nicht um "Geheimnisse" geht und bei denen wenig oder kein Geld zur Verfügung steht.

Außerdem eignet sich msn communities.msn sehr gut, um einem Projektteam, dass bisher noch nicht mit einem solchen System gearbeitet hat, den Portalgedanken und dessen Vorteile näherzubringen. Erreichbar ist es unter http://communities.msn.de
Anschließend wurde online demonstriert, welche Funktionen das kostenpflichtige Projektportal projectplace für die professionelle Projektarbeit bietet.

Hierbei schilderte Dr. Homberg auch seine persönlichen Erfahrungen aus dem Einsatz in Projekten. Nachdem er etliche Monate auf der Suche nach einem guten Projektportal war, nutzt er nun projectplace in seinen Projekten,

• da es die Ansprüche an den Leistungsumfang für den professionellen Einsatz erfüllt
• bei neuen Projekten sofort zur Verfügung steht
• kostengünstig ist.

Projectplace erreicht man unter http://www.projectplace.de Unter dieser Adresse können Sie das Portal auch ein paar Tage kostenlos testen.

Das Fachbuch zum Thema

Zum Abschluss der Veranstaltung wies der Referent auf sein gerade erschienenes Fachbuch hin:

Autor Michael Homberg beschreibt unter dem Buchtitel "Profitable Projekt-Kommunikation", wie das Projekt-Team immer optimal kommuniziert und so viel Zeit und Geld spart.

Das Buch mit der ISBN 3-9808149-0-4 kostet 14,95 EUR und ist ab sofort in jeder Buchhandlung erhältlich.

Referentendaten:

Dr. Michael Homberg, Management-Beratung Dr. Homberg, Weidenberg
Tel: 092 78 / 98 379
eMail: mh@Projekt-Management-Service.com
Internet: www.Projekt-Management-Service.com