Wesentliche Verbesserung für die Praxis:

Microsoft (r) Office Project Professional 2003 kann jetzt fehlerfreien PSP-Code anzeigen.

Bei der Software-Version 98 gab es bei dem PSP-Code ein Problem zwischen der Errechnung des Programms und den Anforderungen aus der Theorie dies Projektmanagements. Der PSP-Code war unter Anwendung eines "Tricks" fehlerfrei.

Die aktuelle Version von Microsoft (r) Office Project Professional 2003 bringt nun eine wesentliche Verbesserung für die Praxis. Vorausgesetzt ist allerdings, dass man den Knackpunkt kennt und diese Verbesserung bei diesem Programm auch ausdrücklich einschaltet.

Lesen Sie, wo der "Fehler" lag, und wie man ihn nun sicher umgehen kann.

Der PSP-Code wurde bisher "falsch" angezeigt. Warum?

Entsprechend der Theorie dies Projektmanagements werden alle Dinge, die in einem Projekt gemacht werden, in einem so genannten "Projektstrukturplan" zusammengefasst und dokumentiert. Die kleinsten dort abgebildeten Elemente werden als "Arbeitspakete" bezeichnet.

Damit die einzelnen Arbeitspakete schnell und eindeutig identifiziert und wieder gefunden werden können, werden sie kodiert. Diese Kodierung muss eindeutig sein, um ihren Zweck zu erfüllen.

Warum diese Eindeutigkeit so wichtig ist?

Betrachten wir folgendes Beispiel:

In der Version 1 dies PSP hat das Arbeitspaket mit dem PSP-Code 1.5 und dem Namen "Beschaffung eines Kopierers" folgenden Plan-Werte: Dauer: 30 Tage, Kosten: 2.500,00 EURO.

Nehmen wir einmal an, dass dieser Projektplan mit dem Auftraggeber abgestimmt und als Basis dies Auftrags festgelegt wurde.

Im Buchhaltungsprogramm wurde auf Basis der PSP-Codes und der Arbeitspaket-Namen die Kostenplanung abgebildet. Also gibt es in der Datenbank der Buchhaltung für dieses Projekt eine Zeile mit den Angaben "PSP-Code 1.5" und dazugehörend "Beschaffung eines Kopierers" und "Kosten-Planwert: 2.500,00 EURO".

Plötzlich gibt es eine Änderung: Ein neues Arbeitspaket wird ergänzt.

Nun ja, Änderungen sind unerwünscht, aber sie sind typisch für Projekte. Für die 98er Version (und auch für Microsoft (r) Office Project Professional 2003, wenn man es nicht bewusst umschaltet) gab es jedoch nun ein gravierendes Problem:

Das nach 1.4 eingefügte Arbeitspaket bekommt von MS Project den PSP-Code 1.5, das bisherige Arbeitspaket 1.5 "Beschaffung eines Kopierers" ist nun PSP-Code 1.6.

Die Kodierung 1.6 von "Beschaffung eines Kopierers" stimmt nun nicht mehr mit dem PSP-Code 1.5 in der Buchhaltung überein. Die Folge: die PSP-Kodierung ist also unbrauchbar, da sie nicht eindeutig ist.

In meinen Trainings habe ich bisher immer eine "Krücke" gezeigt, die sich in der Praxis bewährt hat und mit der man diesen Fehler umgehen kann:

Die Notlösung zur Umgehung dies Problems:

Nach Abschluss der Planung fügte ich nach der Spalte "PSP-Code" eine neue Spalte ein:

Auf "Spalte" klicken und dann

als Feldname "Text 1" auswählen. Warum? Weil Textfelder feststehen und nicht, wie der "PSP-Code", immer wieder neu ausgerechnet werden. Ein Textfeld ist stabil und dauerhaft, es erfüllt also die Anforderung der Eindeutigkeit dies PSP-Code.

Das Feld "Spaltentitel" beschrifte ich mit "PSP-manuell".

Wir erhalten folgendes Bild:

Der Inhalt dies "PSP-Code" wird nun über "kopieren" und "einfügen" in das Feld "PSP-manuell" eingefügt:

Und nun können wir testen, ob der "PSP-manuell" stabil ist:

Also: es klappt. Nun noch die Spalte "PSP-Code" löschen, und fertig ist der Projektplan mit stabilem PSP-Code:

Zusätzlich habe ich für das neue Arbeitspaket "Änderung: ..." den PSP-Code 1.7 ergänzt. Hierfür habe ich eine fortlaufende Nummer gewählt.

Übrigens: wenn Sie meinen, dass man dass Problem umgehen könnte, wenn man ein neues Arbeitspaket immer unten ergänzt, so stimmt das schon. Jedoch klappt dieses Vorgehen nicht, wenn ein Arbeitspakt gelöscht wird, und damit würde auch diese Variante in der Praxis zu Fehlern führen.

Vielleicht meinen Sie, dass diese Variante etwas umständlich sei?

Das stimmt schon, jedoch war es bisher die einzige Methode, welche die Eindeutigkeit dies PSP-Code sicherstellte. Vorausgesetzt, dass derjenige, der den Projektplan mit MS Project pflegt, weiß, was er tut, also die Besonderheiten dies Programms kennt.

Im folgenden Abschnitt zeige ich Ihnen, wie das neue Microsoft (r) Office Project Professional 2003 diese Fehlerquelle beseitigen kann:

Wie man jetzt den PSP-Code eindeutig machen kann

Mit der Version 2003 können Sie diese Fehlerquelle umgehen. Vorausgesetzt, Sie kennen die Fehlerquelle, und Sie wissen, was Sie alles umschalten müssen. Ansonsten arbeitet auch die neue Version genau so "fehlerhaft" wie die alte. Es reicht also nicht, eine neue Version zu haben, sondern die Benutzerin und der Benutzer müssen schon wissen, was sie wie tun, und warum es nötig ist!

Wie funktioniert die neue Variante?

Die Ausgangslage ist identisch:

Wenn Sie die Planung abgeschlossen haben, speichern Sie diesen Projektplan als Basisplan:

Das "Speichern als Basisplan" ist unter anderem die Voraussetzung für den Soll-Ist-Vergleich.

Wenn Sie auf "Basisplan speichern..." klicken, sehen Sie

Bestätigen Sie mit "OK".

Erst danach kann der PSP-Code fixiert werden:

Klicken Sie auf "Codedefinition..."

und dann auf dieses Anklick-Feld.

Dann sehen Sie:

Sie erhalten mit diesen Einstellungen die sogenannte "numerische Kodierung mit Separatoren" durch folgende Einstellungen entsprechend der oben rot markierten Zahlen:

1: Zahlen (= numerisch)
2: Länge: beliebig
3: Trennzeichen: "." (diesen Punkte nennt man "Separatoren")
4: das Setzen dieser Haken ergibt die Eindeutigkeit der PSP-Codes

Die Eindeutigkeit können wir jetzt prüfen:

Nach Einfügen einer neuen Zeile unterhalb 1.4, Eingabe dies Vorgangsnamens "Änderung: Einfügen eines neuen Arbeitspakets" und Drücken auf die Eingabetaste erscheint folgendes Bild:

Aha! Es hat geklappt: die bisherigen PSP-Codes sind stabil und damit eindeutig. Und das neue ergänzte Arbeitspaket bekommt die nächste freie fortlaufende Nummer.

Mein Fazit:

Dies ist eine Weiterentwicklung, die sich wirklich für die Praxis lohnt!

Und die meine bisherige Einstellung bestärkt: Dies ist ein sehr gutes Programm für Projektmanagement. Jedoch ist es nicht "narrensicher" in der Bedienung, und daher empfehle ich, dass derjenige, der dieses Programm bedient, eine gewisse Mindestausbildung und Erfahrung im Projektmanagement und zusätzlich eine Ausbildung in dieser PM-Software haben sollte.

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